Prelungit - Cerere de Ofertă - Organizarea evenimentului „Festivalul Pădurilor” – ediția 2025

1. Informații generale

Organizația solicitantă: Oficiul Național de Implimentare a Proiectelor în domeniul Mediului,(ONIPM)
Adresa: str.Gh.Tudor 5

2. Scopul achiziției

Selectarea unei companii specializate care să planifice, coordoneze și implementeze ediția 2025 a Festivalului Pădurilor, un eveniment public de anvergură dedicat reîmpăduririi și protecției mediului în Republica Moldova, organizat sub egida Președintei Republicii Moldova, Maia Sandu. Evenimentul este preconizat pentru a fi desfășurat în luna septembrie 2025.

3. Obiectivele evenimentului

• Promovarea Programului Național de Împădurire ca prioritate cetățenească.
• Creșterea gradului de conștientizare ecologică.
• Implicarea publicului larg în acțiuni de protecție a naturii.
• Crearea unei experiențe participative care să apropie oamenii de păduri și valori sustenabile.
• Transmiterea mesajului-cheie: „Programul de Împădurire este Național. Împădurirea e o prioritate națională, a fiecăruia din noi, indiferent de simpatiile politice, împădurirea este o șansă pentru viitorul copiilor noștri la noi acasă.”

4. Detalii despre eveniment

• Data estimativă: 13-20 septembrie 2025
• Durata: 11:00 – 22:00
• Locația: Reședința Prezidențială de la Condrița
• Număr estimativ de participanți: minimum 5.000 persoane
• Spații necesare:
  • Zonă expozițională cu cel puțin 60 de expozanți și ateliere interactive pe subiecte de mediu (al organizațiilor de mediu, afacerilor verzi, subdiviziuni ale Ministerului Mediului etc.)
  • Zonă pentru activități tematice și educaționale (discuții și dezbateri, ateliere de artizanat, activități de mediu, laboratoare etc.)
  • Hiking ghidat
  • Zonă de joacă pentru copii – doar cu jocuri și activități prietenoase mediului, precum slackline, tiroliană, ateliere de confecționare a jucăriilor, confecționarea hârtiei reciclate etc.)
  • Zonă de odihnă și contemplare, amenajată (cu covorașe, beanbag-suri etc.)
  • O zonă de catering
  • O zonă de iarmaroc ecologic, inclusiv de catering cu produse ecologice (două zone de catering în total)
  • Două scene:

▪        Scenă mică pentru program artistic folcloric și tradițional pe durata întregii zile (ansambluri, tarafuri etc.)

▪        Scenă mare pentru concertul de seară cu headlineri (2 formații)

• Tematică obligatorie: toate activitățile, decorurile, jocurile și prezentările trebuie să reflecte tematica evenimentului.
• Activități interzise: Vânzarea alcoolului, a tacâmurilor din plastic, prepararea mâncării la foc deschis (care produce fum), jocuri și instalații din plastic (de ex. topogane), expoziții fără interacțiune (limitate la bannere și distribuție de broșuri, sau cadouri), concursuri și loterii, sunet la volum înalt pe scena mică.  

5. Responsabilități solicitate ofertantului

A. Planificare, logistică și management

• Plan de amplasament general
• Zoning tematic clar delimitat
• Coordonare generală pe teren
• Asigurare echipamente scenotehnice (scenă, sunet, lumini, generatoare, etc.)
• Asigurarea infrastructurii, inclusive recuzită și decor pentru minimum 5.000 de persoane și peste 150 participanți (mese, scaune, corturi pentru organizatori și artiști, toalete, susrse de electricitate, covorașe, beanbag-suri etc, indicatoare, panouri informative, surse de electricitate (minim 50), salubrizare etc.)
• Asigurarea securității (înlăturarea crengilor uscate, pază etc.)
• Asigurarea transportului până la eveniment și pe teritoriul festivalului
• Transport logistic și montare

B. Program și activități

• Coordonarea și asigurarea scenelor, programului artistic și intervențiilor tematice și plata pentru acestea
• Coordonarea expozanților, activităților, atelierelor, iarmarocului (inclusiv formulare de participare, elaborarea regulamentelor și condiților de participare, colectarea datelor pentru accesul pe teritoriu, rearea agendei de access pe teritoriu etc.) și plata onorariului pentru aceștia
• Hiking ghidat, jocuri pentru copii, activități de relaxare și mindfulness
• Organizarea, coordonarea și asigurarea cateringului și iarmarocului
• Respectarea interdicțiilor: NU se acceptă activități neconforme cu tematica evenimentului (alcool, grătare, tobogane, distracții de bâlci etc.)

C. Vizibilitate și comunicare

Asigurarea completă a vizibilității evenimentului:

• Materiale informative și semnalistice: panouri informative, punct de informare (hărți, program), indicatoare, fusta scenei, bannere etc.
• Identitate vizuală coerentă, elemente grafice și branding adaptate temei ecologice
• Promovarea evenimentului:
  • Elaborarea și implementarea unei strategii de comunicare multi-canal (online/offline)
  • Elaborarea unui plan de comunicare
  • Elaborare conținut de comunicare (text și imagini pentru postări pe social media și mass-media, comunicate și informații de presă etc.)
  • Parteneriate media
  • Asigurarea informării publicului privind logistica, transportul, programul, regulile de acces, eventuale restricții etc.
  • Producerea materialelor promoționale (afişe, video, social media visuals etc.)
  • Asigurarea vizibilității post-eveniment: fotografii, aftermovie, postări de mulțumire și evaluare etc. 

D. Accesibilitate și transport

• Organizarea transportului din Chișinău (autocare, puncte de plecare și sosire, agenda etc.)
• Colaborare cu autoritățile pentru gestionarea traficului și parcărilor
• Închirierea unui trenuleț pentru deplasarea internă a publicului vulnerabil pe parcursul evenimentului (copii, vârstnici, persoane cu dizabilități)

E. Managementul riscurilor

• Plan meteo: alternative pentru ploaie (foișoare, adaptare program, pelerine)
• Plan de siguranță: colaborare cu MAI, măsuri pentru securitate în context electoral
• Asigurarea protecției publicului prin verificarea arborilor, excluderea produselor periculoase sau nepotrivite
• Asigurarea unui serviciu de pompieri și ajutor medical

F. Managementul deșeurilor

• Amenajarea punctelor de colectare selectivă
• Soluții sustenabile pentru catering
• Salubrizarea teritoriului pre și post event
• Colectarea și preluarea deșeurilor de către servicii specializate

6. Cerințe esențiale privind conținutul ofertei

• Prezentarea companiei și a echipei
• Portofoliu cu minim 3 evenimente relevante
• Propunere tehnică
  • Plan general de organizare
  • Propunere financiară detaliată, structurată pe categorii:

-        Planificare, logistică și management

-        Program și activități

-        Vizibilitate și comunicare

-        Accesibilitate și transport

-        Managementul riscurilor

-        Managementul deșeurilor

•  Toate plățile trebuie să includă TVA.
• Raportul narativ și financiar conform cerințelor donatorilor, avizat de către ONIPM.
• Plata va fi efectuată în trei tranșe, în termen de 30 de zile de la data aprobării raportului.

7. Criterii de evaluare

8. Informații privind transmiterea ofertelor

• Termen-limită: 06 august 2025, ora 18:00
• Format: electronic, PDF
• Adresă e-mail: cancelaria@onipm.gov.md
• Subiect: Ofertă – Festivalul Pădurilor 2025 – [Numele companiei/organizației]

9. Informații suplimentare pentru estimarea costurilor

Organizatorii trebuie să țină cont de:

• Public de minimum 5.000 persoane, într-o locație izolată
• Teren în pantă, distanță mare de mers pe jos, anevoioase pentru persoane cu necesități speciale (transport, trenuleț, zonare și program adaptate)
• Min. 60 expozanți și ateliere – toate interactive
• Activități și zone tematice pe durata 11:00–18:00
• Două scene – program complet artistic, inclusiv concert de seară
• Două zone de catering - ecologic și sustenabil
• Necesitatea integrală a vizibilității și semnalisticii în teren
• Necesitatea transportului dedicat și comunicării clare cu publicul

Mulțumim pentru interesul Dvs. și așteptăm cu interes propunerea completă!