Cerere de ofertă: Agenție de Comunicare pentru asigurarea comunicării externe a AO Federaţia Familiilor pentru Unificare și Pace în Lume din Moldova

Federația Familiilor pentru Unificare și Pace în Lume din Moldova (FFUPLM) este o organizație non-guvernamentală dedicată promovării valorilor familiale prin sprijinirea familiilor aflate în dificultate, apărarea drepturilor omului, încurajarea incluziunii sociale și oferirea de suport psiho-social și educațional și altelele. De-a lungul anilor, FFUPLM a implementat inițiative care răspund nevoilor diverse ale comunităților vulnerabile, contribuind astfel la dezvoltarea unei societăți mai echitabile și solidare.

În contextul extinderii activităților și al consolidării intervențiilor sociale și educaționale, FFUPLM lansează prezentul apel de tender pentru contractarea unei agenții de comunicare care să asigure strategia și implementarea comunicării externe a organizației. Această inițiativă are drept obiectiv creșterea vizibilității și consolidarea relației cu partenerii și comunitățile beneficiare, în acord cu misiunea și valorile organizației.

Servicii solicitate

FFUPLM solicită serviciile unei agenții de comunicare pentru asigurarea comunicării externe:

1. Elaborarea strategiilor și planurilor de comunicare pentru inițiative majore la solicitarea FFUPLM;
2. Documentarea activităților prin materiale foto și video de înaltă calitate;
3. Elaborarea materialelor de vizibilitate: design imagini, editare video și texte scrise pentru adaptate la platforme digitale, mass media la solicitare;
4. Asigurarea comunicării externe curente pe platforme digitale FFUPLM (conturi pe rețele de socializare);

Perioada de contractare

Agenția de comunicare va fi contractată pentru o perioada de 12 luni, cu posibilitatea prelungirii contractului în urma unei evaluări finale a serviciilor prestate.

Sarcini și Livrabile

Cerințe față de prestator

Agenția de comunicare va trebui să posede și să demonstreze experiența și abilitățile descrise mai jos:

• Experiență în elaborarea campaniilor de comunicare: cel puțin 7 ani experiență în domeniu a personalului cheie (team leader comunicare);
• Experiență demonstrată în concepere și elaborare interviuri, narațiune, producție și editare de videoclipuri și povești de impact;
• Abilități excelente de comunicare în limba română și rusă;

• Experiența care acoperă subiecte sociale, umanitare și de dezvoltare va fi un avantaj.

Personal

Ofertantul va desemna personalul necesar cu abilitățile și experiența solicitate pentru a îndeplini sarcina definită în cerea de ofertă. Experții numiți trebuie să fie lipsiți de conflicte de interese în responsabilitățile de executare a acestui contract.

Identificarea subiectelor și materialelor de comunicare va fi realizată în colaborare cu reprezentantul desemnat de FFUPLM.

Cerințele față de personal vor fi evaluate în cadrul evaluării tehnice în baza CV-urilor depuse în ofertă).

Manager Comunicare

• Cel puțin 7 ani experiență în comunicare: elaborare și implementare campanii, relații publice, elaborarea materialelor de comunicare, management evenimente;
• Excelente abilități organizatorice, atenție la detalii și capacitatea de a contribui la un proces de lucru în echipă;
• Abilitatea de a lucra independent și de a răspunde la feedback în timp util și profesionist;
• Experiența de comunicare pe subiecte sociale, umanitare și de dezvoltare va fi un avantaj.

Personal de suport

1. Editor texte
2. Designer grafic
3. Editor Video

CV-urile personalului de suport vor fi incluse în ofertă.

Raportare

Contractul cu compania selectată va fi monitorizat de echipa de management FFUPLM. Înainte de executarea lucrărilor, compania selectată va prezenta FFUPLM un plan de lucru: planurile de comunicare, materialele propuse și termenele de executare. Planul va fi transmis spre executare în urma aprobării scrise a FFUPLM.

Activitățile întreprinse și rezultatele obținute vor fi împărtășite regulat cu reprezentanții FFUPLM în cadrul întâlnirilor (cel puțin o dată pe lună) stabilite de comun acord.

Criterii de evaluare

Evaluarea tehnică va fi efectuată conform următoarelor criterii:

Dosar agenție: 70 puncte

1. Portofoliul agenției de comunicare
2. CV personal cheie (team leader, editor texte, designer, editor video)
3. 3 Scrisori de recomandare

Propunere financiară (30 de puncte)

Va fi prezentată într-un format detaliat, evidențiind fiecare componentă a costurilor.

Oferta financiară va fi exprimată în MDL.

Condițiile de plată

Serviciile din acest contract vor fi furnizate pe bază de preț fix, care va include toate taxele și cheltuielile legate de producerea tuturor produselor de comunicare și TVA („Valoarea maximă a contractului”).

Plata pentru serviciile prestate se va efectua lunar în urma aprobării livrabilelor finalizate conform planului de lucru agreat la tariful lunar convenit.

Valoarea contractului va acoperi toate costurile care vor fi suportate în timpul realizării sarcinilor definite în contract, inclusiv costurile proceselor de planificare și validare cu părțile interesate, implementare a activităților menționate în ofertă și onorariul părților sub-contractate.

Modalitatea participării la concurs

Companiile interesate vor expedia aplicația la adresa electronică ffuplm@gmail.com cu titlul „Cerere ofertă Agenție Comunicare” până la data de 15 iunie, 2025, la 12:00, miezul nopții.

Aplicația va include:

• Portofoliul agenției de comunicare
• CV personal cheie
• 3 scrisori de recomandare
• Oferta financiară cu indicarea prețurilor incl. TVA
• Copie a certificatului de înregistrare al companiei