ÃŽn ajutorul directorului executiv: Nomenclatorul documentelor interne ONG

Stiu cit e de dificil sa faci primii pasi, coordonand o organizatie necomerciala. Dar se confrunta cu dificultati si directorii mai experimentati. Se intampla uneori ca o asociatie cu merite deosebite in realizarea proiectelor sa aiba un cadru de functionare ca si organizatie necomerciala rigid. Am cautat in mai multe surse, am consultat experti in managementul ONG din Moldova si Romania, dar toti mi-au spus ca un nomenclator al documentelor interne ONG nu exista.  Anume de aceea am incercat sa-l elaborez eu. Îl propun atit pentru ghidarea directorilor novici, cit si pentru a fi completat de cei mai tari ca mine in materie de management ONG.

Deci, haideti sa vedem, ce s-a primit la mine cu listarea atelelor necesare functionarii in limite legale a unei asociatii obstesti. Le-am diviza in doua blocuri: Documente de constituire si Documente de organizare interna.

Documente de constituire

1. Statut
2. Proces verbal de constituire ONG
3. Lista fondatorilor
4. Certificat de inregistrare a denumirii asociatiei
5. Cerere cu privire la inregistrarea statutului (copie cu numarul de inregistrare a organului de inregistrare)
6. Certificat de inregistrare a asociatiei eliberat de organul de inregistrare (Ministerul Justitiei, in cazul asociatiilor nationale; Consiliul raional sau local, in cazul asociatei regionale/locale)
7. Adeverinta privind fabricarea stampilei, eliberata de firma autorizata pentru acest gen de activitate
8. Contract de locatiune a sediului sau Scrisoare de garantie privind acordarea sediului cu anexe (de exemplu, in cazul locatiunii cu o persoana fizica: buletin de identitate a persoanei fizice, extras din Cartea de imobil a locuintei
9. Decizia privind inregistrarea asociatiei
10. Certificat de atribuire a codului fiscal, eliberat de Inspectoratul Fiscal de stat

Nota: in cazul in care pe parcursul activitatii ONG au fost produse modificari in documentele de constituire, de exemplu, modificari in statut sau reinregistrarea asociatiei, documentele initiale se pastreaza de rand cu cele modificate.

Documente de organizare interna

1. Proiect institutional
2. Plan bugetar anual
3. Politica de contabilitate, reactualizata si aprobata anual prin ordinul directorului executiv
4. Registrul membrilor ONG
5. Registru de ordine (in cazul asociatiilor cu un numar mare de angajati pot fi 2 registre: Registru de ordine „Resurse umane", Registru de ordine „Activitatea de baza")
6. Registru „Dispozitii" (de exemplu, in cazul asociatiilor care gestioneaza mai multe centre sociale, in care prin dispozitia directorului centrului social se transfera beneficiarii de la un manager de caz la altul)
7. Regulament cu privire la functionarea centrului (in cazul in care asociatia are in componenta sa unul sau mai multe centre, fiecare dispune de un regulament de functionare, aprobat prin decizia Consiliului Local)
8. Mapa cu procese verbale ale Adunarii Generale
9. Mapa cu procese verbale ale Consiliului administrativ
10. Mape cu corespondenta „Documente Intrare", „Documente Iesire"
11. Manualul personalului:

• Regulament de ordine interioara a functionarii asociatiei (ROIF)
• Registrul de evidenta privind luarea de cunostinta a angajatilor cu ROIF
• Ordin cu privire la aprobarea schemei de personal
• Schema de personal (organigrama)
• Orarul concediilor anuale ale personalului angajat
• Fisele de post ale angajatilor
• Contract individual de munca (model)
• Acord de modificare a Contractului individual de munca (model)

   12.  Documente Protectia muncii:

• Registrul Instructaj introductiv general de protectie a muncii
• Registrul Instructaj protectie a muncii la locul de munca
• Plan anual al activitatilor de protectie a muncii
• Lista instructiunilor de protectie a muncii si instructiunile respective
• Mapa „Angajarea personalului" cu procesele verbale ale concursurilor de angajare, dosarele candidatilor la functiile expuse la concurs

  13.   Dosare personale ale angajatilor:

• Fisa personala
• Cerere angajare
• Ordin de angajare
• Cereri si ordine ce vizeaza activitatea angajatului
• Contract de raspundere materiala integrata (pentru director executiv, contabil, administrator, asistent social /in cazul in care opereaza cu ajutor financiar pentru beneficiari/ etc.)
• Contract Individual de munca
• Acord de modificare a Contractului individual de munca
• Fisa postului
• Copia buletinului de identitate
• Copia cardului CPAS
• Copia diplomei de studii
• Diplome si mentiuni

  14.   Documente la safeu:

• Documente de stricta evidenta contabila
• Carnete de munca
• Carnete medicale

Sper ca acest nomenclator sa fie util tuturor celor interesati, iar pe colegii mai versati in managementul ONG  ii indemn sa vina cu propuneri de imbunatatire a acestuia.