INTERSOS caută administrator resurse umane // INTERSOS is hiring a Human Resources Administrator

Poziție: Administrator resurse umane

Locație: Chișinău, cu posibila necesitate de a călători în regiunile R. Moldova

Dată de începere: Imediat

Durata contractului: 2 luni, cu posibilitate de extindere

INTERSOS este o organizație umanitară aflată în prima linie în situații de urgență, care oferă asistență victimelor conflictelor armate și dezastrelor naturale, cu o atenție deosebită protecției celor mai vulnerabile persoane.

Războiul a izbucnit în Ucraina în martie 2022. De atunci, milioane de oameni au fugit în țările vecine, stârnind o mare îngrijorare privind modul de gestionare fluxului imens de oameni. Pentru a sprijini refugiații, INTERSOS organizează operațiuni de răspuns în situații de urgență în Polonia, Ucraina și Moldova.

Scopul: 

Administratorul de resurse umane lucrează sub supravegherea coordonatorului de resurse umane și în strânsă colaborare cu echipa de resurse umane, cu echipa administrativă și financiară și cu echipa de coordonare. El/ea este responsabil(ă) de sprijinirea angajaților și managerilor INTERSOS în ceea ce privește aspectele administrative legate de resursele umane.

Responsabilități generale:

- Asistență și suportul angajaților în politicile și procedurile legate de RU;
- Vizite în teren pentru a ghida și oferi asistență în lucrurile legate de RU;
- Asistență în procesul de angajare: publicarea anunțurilor, efectuarea screeneng-ului, contactarea candidaților pentru interviu și evaluare, efectuarea controlului referințelor, expedierea mesajelor de refuz și de urmare în procesul de angajare cu ceilalți coordonatori;
- Realizarea interviurilor pentru pozițiile non-manageriale și selectarea candidaților care întrunesc criteriile pentru poziția disponibilă în coordonare cu managerul pe RU;
- Colectarea documentației necesare pentru noii angajați și crearea dosarului de angajare;
- Menținerea unui sistem de evidență strictă a tuturor documentelor legate de RU, inclusiv dosarele angajaților, documentele de recrutare, evaluări ale performanței, achitări etc;
- Includerea informațiilor privind RU și angajați în sistemele automatizate;
- Contribuirea la crearea contractelor de angajare, în strânsă colaborare cu managerul de linie și sub superviziunea departamentului de RU;
- Pregătirea certificatelor de angajare a angajaților, la solicitare;
- Follow-up privind procedurile administrative în urma concedierii, inclusiv interviuri de ieșire, documente ce trebuie semnate și alte activități legate de RU;
- Gestionarea prezenței angajaților în baza tabelelor de pontaj;
- Oferirea suportului în procedurile administrative de bază la generarea achitărilor;
- Actualizarea listei de contacte a angajaților misiunii;
- Realizarea altor sarcini cu nivel similar, la necesitate;

Cerințe: 

Educație și experiență profesională:

- Licență în Resurse Umane sau specialități anexe;

Competențe:

Competențe profesionale:
- 1 an de experiență într-o poziție similară;
- Buna întețelegere a contextului umanitar;
- Bună cunoaștere a pachetului MS office;

Calități personale:
- Integritate și transparență;
- Abilități sporite de comunicare;
- Abilități de organizare și planificare;
- Flexibilitate și adaptabilitate;
- Abilitate de lucru în echipă;
- Spirit de inițiativă;
- Cunoaștere a contextului cultural;
- Motivație umanitară și angajament față de valorile INTERSOS;
- Respect față de procedurile și politicile INTERSOS.

Abilități lingvistice:
- Cunoaștere foarte bună a limbii engleze și române. Cunoaștere limbii ruse va fi considerată un avantaj.

Proces de aplicare:

Pentru a aplica, expediați CV-ul actualizat la adresa recruitment.moldova@intersos.org, cu subiectul „INTERSOS // Human resources administrator application” 

Dacă sunteți selectat, vom solicita două referințe de contact. Informațiile pe care le furnizați în formular sunt considerate parte a cererii dvs. și vor fi utilizate în scopuri de screening.

Doar candidații selectați pe lista scurtă vor fi contactați.

INTERSOS examinează aplicațiile în mod continuu, astfel postul vacant ar putea fi ocupat înainte de termenul limită de aplicare.

INTERSOS ia în considerare toți solicitanții pe baza meritului, indiferent de rasă, sex, culoare, origine națională, religie, orientare sexuală, vârstă, stare civilă, statut de veteran sau dizabilitate.

În scopul proiectului, se va acorda preferință candidaților cu rezidență în zona proiectului.

Pentru alte întrebări, vă rugăm să ne contactați la adresa recruitment.moldova@intersos.org sau la numărul 079103412. 

---

[EN]

Position: Human resources administrator

Duty station: Chisinau, with the possibility to travel to the regions of Moldova

Starting date: ASAP

Duration of the contract: 2 months with possibility for extension

INTERSOS is a humanitarian organisation on the front-line of emergencies, bringing assistance to victims of armed conflicts, natural disasters and extreme exclusion with particular attention to the protection of the most vulnerable people.

The war broke out in Ukraine in March 2022. Since then, millions of people have fled to the neighbouring countries, raising a big concern on how to manage such an immense flux of people. In order to support refugees, INTERSOS is setting up an emergency response operation in Poland, Ukraine and Moldova.

Purpose/objective of the position:

The HR Administrator works under the supervision of the HR Coordinator and in close collaboration with the HR team, Admin and Finance team and Coordination team. S/he is responsible for supporting INTERSOS employees and managers on HR administrative matters.

General Duties:

- Support and provide assistance for employees on HR policies and procedures.
- Conduct field visits to guide and support staff on HR related matters.
- Assist in the recruitment process; announcement of vacancies, conduct pre-screening, contact candidates for interviews and assessments, conduct reference checks, sending regret emails and follow up on the recruitment process with line managers.
- Conduct interviews for non-managerial positions and select applicants who meet the specified criteria for the position as per the recruitment process and in close coordination with the line managers.
- Follow up with the new joiners on list of documents & set up employee files.
- Maintain proper filing system for all HR files such as employee files, recruitment documents, performance appraisals, pay slips etc.
- Ensure a proper recording of HR data and personnel info on automated systems.
- Under the supervision of the HR department contribute to the preparation of employment contracts of the staff in close coordination with line manager.
- Prepare employees’ work certificates upon request.
- Follow up on the exit administrative procedures, such as exit interviews, documents to be signed and HR belongings to be handed.
- Handle the attendance of the staff through following up on the attendance sheets and updating the leave balance.
- Support in the administrative basic procedures while generating the payroll.
- Update the contact list of mission staff.
- Fulfilling other duties of similar level as needed.

Requirements:

Education:
- University degree in Human Resources or related field.


Competencies (knowledge, skills and abilities):

Professional competencies:
- 1 year of relevant work experience in related field
- Good understanding of the humanitarian context
- Proficiency in MS office

Behavioural competencies:
- High level of integrity and transparency
- Very good communication skills
- Good level of planning and organizing
- Flexibility and adaptability
- Teamwork
- Initiative
- Cultural Awareness
- Humanitarian motivation and commitment to INTERSOS values
- Respect of INTERSOS policies and procedures

Languages:
- Fluency in Romanian and English language. Knowledge of Russian language will be considered an advantage.

HOW TO APPLY:

To apply, please send us an updated version of the CV to the email recruitment.moldova@intersos.org with the subject "INTERSOS // Human resources administrator application". 

If you are selected you will be required to give two references. The information you provide in the form is considered part of your application, and will be used for screening purposes.

Please note that only short-listed candidates will be contacted.

INTERSOS is reviewing applications on a rolling basis, the vacancy might be filled before the closing date.

INTERSOS considers all applicants on the basis of merit without regard to race, sex, colour, national origin, religion, sexual orientation, age, marital status, veteran status or disability.

For project purposes, preference will be given to candidates with residency in the project area.

For any questions, please contact us at recruitment.moldova@intersos.org or at 079103412.