Anunțuri de Angajare

I. Informație despre poziție

Denumirea poziției: Asistent administrativ

Durata contractului: nedeterminat

Tipul poziției: Cu normă întreagă (full-time)

Locul de muncă: Chișinău, Moldova

Data începerii: Aprilie - Mai 2024

II. Context organizațional

Caritas Cehia este o organizație non-profit cu sediul la Praga care implementează proiecte de ajutor umanitar și cooperare pentru dezvoltare în 15 țări din întreaga lume (Europa, Asia, Orientul Mijlociu și Africa).

Lucrăm în Moldova din 2004. De-a lungul anilor, am implementat multiple proiecte de cooperare pentru dezvoltare în domeniul îngrijirilor la domiciliu și cel social, dezvoltarea afacerilor mici, capacitarea societății civile, agricultură și incluziune.

Mai multe informații despre activitatea Caritas Cehia în Moldova pot fi găsite pe:

• site-ul nostru https://moldova.charita.cz/ și
• pe pagina noastră de fb: https://www.facebook.com/CCRinMoldova

III. Responsabilități

Asistentul de proiect/administrativ va activa sub îndrumarea și supravegherea directă a Directorului. Principalele responsabilități vor fi următoarele:

Responsabilități administrative:

• Programează întâlniri și întrevederi;
• Organizează amenajarea biroului și comandă birotică și echipamente;
• Colaborează cu Resursele umane pentru a actualiza și menține politicile biroului, dacă este necesar;
• Organizează operațiunile și procedurile de birou;
• Oferă suport general vizitatorilor;
• Oferă suport logistic Directorului de țară și Managerilor de proiect;
• Asigură legătura cu managementul unității, inclusiv cu serviciile de curățenie.

Responsabilități de proiect:

• Facilitează comunicarea cu toți membrii echipei de proiect, inclusiv cu personalul Caritas Cehia relevant din Moldova și la nivel internațional, organizațiile partenere de implementare, furnizorii și reprezentanții autorităților locale și centrale.
• Execută procedee administrative de proiect specializate (de exemplu, traduceri, corectări și/sau formatări de documente; interpretare informală pentru personalul vorbitor de limba engleză în timpul întâlnirilor și evenimentelor; înregistrări și transcrieri de procesele-verbale ale întâlnirilor; redactarea mesajelor de corespondență simple).
• Pregătește documente în susținerea proceselor de operațiuni ale proiectului și sprijină și facilitează coordonarea procesării tranzacțiilor (de exemplu, cereri de plată, autorizații de călătorie, avansuri de călătorie, vize etc.).
• Asigură documentația (de exemplu, contracte, acorduri, comenzi de achiziție) și fluxul de facturare cu furnizorii și organizațiile partenere de implementare.
• Compilează date, efectuează introducerea și verificarea datelor în legătură cu procesele de administrare a proiectelor și sprijină gestionarea cunoștințelor și stocarea fișierelor programatice ale organizației.
• Acordă suport procesului de achiziții pentru bunuri și servicii (de exemplu, cercetări periodice de piață, comunicarea cu furnizorii cu privire la oferte sau documentație justificativă, participare în comisii de tender, cumpărături periodice de rechizite de birou, etc.) și proceselor de resurse umane ale biroului (de exemplu, verificarea periodică). a solicitanților, actualizarea listelor de contacte, urmărirea soldurilor concediilor și a rapoartelor de prezență, asigurarea la zi a dosarelor angajaților etc.).
• Menține relațiile cu furnizorii relevanți (proprietari, furnizori de servicii și bunuri, etc.) și servește ca punct de contact principal pentru întrebări și probleme administrative legate de furnizori.
• Acordă suport aranjamentelor de călătorie și logistică pentru personal și vizitatori. Programează și coordonează întâlniri. Oferă suport logistic și de comunicare pentru activitățile de planificare a evenimentelor.

IV. Cerințe

Minime

• Studii superioare
• Experiență de lucru în poziția de asistent de proiect sau asistent administrativ. Experiența în cadrul unui ONG local sau internațional va constitui un avantaj.
• Experiență de lucru cu MS Office (Excel, Word, PowerPoint, etc.) și sisteme de management a informațiilor.
• Abilități bune de gestionare a timpului cu capacitatea de a lucra la mai multe sarcini concomitent.
• Abilități de comunicare și interpersonale.
• Abordare pro activă, orientată spre soluții și rezultate.

Limbi solicitate – Româna (nativă) și Engleză fluentă (B1-B2).

V. Ce oferim

• Program de lucru flexibil
• Pachet social și medical conform legislației naționale.
• Organizație internațională stabilă, cu experiență îndelungată în domeniul cooperării pentru dezvoltare și ajutorului umanitar.

VI. Procesul de aplicare

Candidații calificați vor trimite aplicațiile la adresa de e-mal: ccrm_hr@caritas.cz

Aplicația trebuie să includă o scurtă scrisoare de intenție, de cel mult 1 pagină, și un Curriculum Vitae de maximum 4 pagini.

Vă rugăm să scrieți „Asistent administrativ” în linia Subiect. Anexele trebuie denumite după cum urmează:

Numele_prenume_asistent de proiect/administrativ_CV

Numele_prenume_ asistent de proiect/administrativ_Scrisoare de intenție

Termenul limită de depunere a aplicațiilor este 19 aprilie 2024. Doar candidații selectați vor fi contactați.

Aplicațiile sunt revizuite în mod continuu și un candidat potrivit poate fi angajat înainte de termenul limită. Caritas Cehia își rezervă dreptul de a anula procesul de selecție în orice moment.